Herramientas

Se puede realizar una clasificación de los tipos de herramientas del trabajo colaborativo en red según la función que tengan estas herramientas. Por tanto, hay cuatro tipos de herramientas, que son aquellos destinadas a compartir archivos; aquellas destinadas a la elaboración de documentos; aquellas destinadas a la comunicación online; y aquellas destinadas a la gestión de tareas y gestión de tiempo. 

1. Herramientas para compartir archivos (imágenes, vídeos, documentos)

Unos ejemplos de herramientas para compartir archivos, ya sean imágenes, vídeos,documentos… son las siguientes (Eureka, 2014):

a. Dropbox

Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento en la nube y de intercambio de archivos más utilizados a día de hoy. Dropbox ofrece sincronización de archivos fácilmente, con soporte para Windows, Mac, Linux, iOS, Android y Blackberry. Dropbox tiene la posibilidad de configurar, compartir tanto archivos como carpetas y trabajar en colaboración con otras personas. Una vez creada una carpeta compartida y se agregan personas a dicha carpeta, automáticamente tal carpeta aparecerá en el Dropbox de los tales personas, por lo tanto, todos los miembros de la carpeta podrá añadir, eliminar o editar los archivos que aparezcan en esta.

b. Google Drive

Google Drive da la posibilidad de crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Además, Google Drive permite compartir archivos o carpetas con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico y se puede ver quién puede editar y modificar el contenido. Las personas que comparten un mismo archivo pueden colaborar a la vez y ver los cambios a medida que aparecen. Google Drive permite almacenar más de treinta archivos y no hay necesidad de que el programa esté instalado en el ordenador para poder hacer uso de este.

c. SugarSync

SugarSync ofrece capacidades de uso compartido de archivos y almacenamiento en la nube, esto permite al usuario navegar, su acceso, copias de seguridad y sincronización online. SugarSync permite compartir grandes archivos y carpetas fácilmente, al igual que compartir enlaces públicos de sus archivos, colaborar con carpetas compartidas, disponer de carpetas de sincronización de información entre equipos y aplicar permisos en las carpetas.

d. Hightail

es un programa que permite compartir archivos online y almacenarlos, con la capacidad de enviar archivos de hasta 2GB y carpetas para compartir, editar y actualizar los proyectos con otras personas. La seguridad es de gran importancia, con la protección con contraseña, verificación de la identidad y el seguimiento de archivos.

2. Herramientas de elaboración de documentos

Unas de las herramientas de elaboración de documentos más utilizadas actualmente son (Díaz, 2013):

a. Office

Microsoft Office es un paquete ofimático, es decir, es un conjunto de utilidades diseñadas para cubrir las necesidades. Caber resaltar que Microsoft Office es un programa con licencia. Por lo tanto, quienes deseen aprovechar sus prestaciones, deben comprarlo y respetar las condiciones del contrato.

b. Teamlab

Con Teamlab se crea un entorno de trabajo de negocio para crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, cargar archivos PDF, etc. Tal herramienta dispone de una versión de prueba gratuita y de varios planes premium que varían según la cantidad de usuarios y espacio de almacenamiento.

c. Zoho docs.

Zoho docs da la posibilidad de trabajar de forma online con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Zoho dispone tanto de edición de documentos como de inserción de gráficos, etc. Se puede usar de forma gratuita aunque también dispone de planes de pago.

d. Cmaptools

CmapTools es una herramienta para elaborar mapas conceptuales. El objetivo del programa consiste en presentar gráficamente conceptos teóricos. Este fin se puede llevar a cabo a través de una gran lista de recursos visuales que permiten escribir las ideas y relacionarlas entre ellas. Una característica importante es que permite compartir a través de Internet mapas conceptuales realizados.

3. Herramientas de comunicación online

Algunas herramientas de comunicación online son las siguientes (Quiñónez, 2012):

a. Hangouts

Hangouts de Google+ pone a nuestra disposición de forma gratuita videoconferencias con decenas de contactos. Google Docs da la posibilidad de trabajar colaborativamente compartiendo la pantalla, compartir archivos y notas, chatear, conectarse desde sus aplicaciones para móviles, etc.

b. Tinychat

TinyChat es generalmente una sala de chat de video. Lo importante de TinyChat es su integración con las redes sociales (Facebook, Tumblr, Twitter) para iniciar una conversación al instante hasta con doce personas usando su webcam y cualquier número de usuarios adicionales escribiendo.

c. Skype

Skype actualmente es el líder en cuanto a llamadas vía internet. Skype cuenta con una interesante opción de videollamadas grupales útil para reuniones familiares, contactar con los miembros del grupo de trabajo o hablar con clientes conectados desde cualquier lugar a través de los miles de dispositivos compatibles con Skype.

d. Webex

Webex permite obtener reuniones ilimitadas en vídeo de alta definición y trabajar en equipo en espacios de reunión compartidos. Webex permite compartir audio, video, ficheros, conectarse a través de móviles, trabajar en documentos colaborativamente o iniciar una lluvia de ideas con los trazos de cada usuario, entre otras opciones.

4. Herramientas de gestión de tareas y de tiempo

Algunos ejemplos destacados de herramientas de gestión de tareas y de tiempo son (LanceTalent, 2013):

a.    Do it (tomorrow)

Do it (tomorrow) permite apuntar las tareas del día en el que estamos y del siguiente. Además no cuenta ni con un sistema de sincronización con servicios, sólo permite sincronizar la lista de tareas entre varios dispositivos utilizando un sistema de contraseñas y correo electrónico.

b.   Toodledo

Con Toodledo puedes organizar las tareas según preferencias y prioridades. La aplicación puede planificar por ti y sugerir las tareas de trabajo a realizar la fecha límite y la relevancia, cuál de ellas tienes que completar primero y cuál después. La versión gratuita incluye lo básico, pero si quieres además compartir tus listas y que la herramienta te ayude con la planificación de tu trabajo, entre otras funcionalidades, puedes suscribirte a la versión de pago.

c.  Wunderlist

Wunderlist es una buena y sencilla aplicación que te permite crear listas de tareas y ordenar a corde con la importancia de cada una de ellas. Además, te ofrece la posibilidad de delegar tareas, algo a tener en cuenta si se trata de un proyecto colaborativo. Wunderlist se caracteriza por ser muy ordenado y te permite modificar el fondo a tu gusto. Sin embargo, aún hoy no cuenta con aplicación nativa para el iPad.

d.   Things

Things es una aplicación muy útil que se organiza para la gestión y organización de tareas. Cuando Things ve que no has cumplido con alguna tarea a su debida fecha, te lo recuerda y la pasa de forma automática a la lista de las tareas que tienes que acabar hoy. Te permite asimismo añadir contactos y recomendarles alguna tarea.

Referencias bibliográficas

22 herramientas que hacen fácil compartir ficheros. (n.d). Eureka blog. Disponible desde http://www.eureka-experts.com/blog/22-herramientas-que-hacen-facil-compartir-ficheros

6 Herramientas para elaborar documentos en línea. (n.d). Maestro de la computación. Disponible desde http://www.maestrodelacomputacion.net/herramientas-para-elaborar-documentos-en-linea/

10 interesantes aplicaciones. (n.d). Tecnología, internet y marketing. Disponible desde http://wwwhatsnew.com/2012/02/27/10-interesantes-aplicaciones-para-videoconferencias-y-reuniones-online/

Las 10 mejores herramientas para la gestión de tareas. (n.d). Lance talent. Disponible desde http://www.lancetalent.com/blog/las-10-mejores-herramientas-para-la-gestion-de-tareas/